Schnell, einfach, effizient – Die DRK-Service GmbH setzt bei der Verarbeitung ihrer Ausgangsrechnungen auf Anveo und ZUGFeRD
Die DRK-Service GmbH, kurz DRKS, stellt Dienstleistungen und Produkte für die Verbände des Deutschen Roten Kreuz und deren Einrichtungen bereit. Das Unternehmensportfolio umfasst die Bereiche strategischer Einkauf, Handel, Fundraising, Messen und Veranstaltungen, Verlag sowie Dienstleistungs- und Databasemarketing mit insgesamt 16 verschiedenen Geschäftsfeldern.
Ausgangssituation
Die DRK-Service GmbH betreibt einen Onlineshop mit einer großen Bandbreite an Produkten: Mehr als 2.700 Artikel aus den Bereichen Bekleidung, Werbemittel, Verlag und medizinische Ausstattung unterstützen die Kunden der DRKS in ihrer verantwortungsvollen Arbeit.
Über den DRK Webshop werden jährlich etwa 30.000 Bestellungen abgewickelt, viele auch in Teillieferungen, was zu einer sehr hohen Anzahl von Ausgangsrechnungen führt. Der Rechnungsversand in Papierform, zusammen mit der Ware, war entsprechend aufwändig und zeitintensiv.
Anforderungen und Entscheidungsfindung
„Aufgrund des hohen, administrativen Aufwands der Papierrechnungen haben wir die Umstellung auf den elektronischen Versand in Betracht gezogen und all unsere Kunden um ihre Meinung dazu gebeten. Auf unsere Umfrage erhielten wir größtenteils positives Feedback“, erzählt Kerstin Bories, Leiterin Allgemeine Verwaltung und Prokuristin bei der DRKS.
„Um die Akzeptanz der digitalen Rechnung bei unseren Kunden noch weiter zu erhöhen, wollten wir einen Zusatznutzen gegenüber der Papierrechnung anbieten: Neben dem Versand des Rechnungs-PDFs sollten die Daten zusätzlich auch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Da alle Rechnungen in Microsoft Dynamics erzeugt werden und bereits easyPDF für den Druck von Rechnungen und anderen Belegen im Einsatz war, haben wir uns nach eingehender Beratung durch unseren Dynamics-Partner, der B.i.TEAM Gesellschaft für Softwareberatung mbH, damals noch firmierend unter BBO Datentechnik GmbH, für das Format ZUGFeRD entschieden.“, so Frau Bories weiter.
Die DRKS suchte nach einer Software für den elektronischen Rechnungsversand, die den folgenden Anforderungen gerecht wird:
- 100% Microsoft Dynamics integriert
- ZUGFeRD PDFs erzeugen und versenden
- einfache Anwendung, möglichst wenig Zusatzaufwand
- individuell anpassbar an eigene Geschäftsprozesse
Frau Bories erklärt: „Nachdem wir verschiedene Softwareanbieter analysiert hatten, fiel die Entscheidung schließlich auf die Lösung Anveo EDI Connect. Sie bietet eine umfassende, aber dennoch relativ einfache Lösung zur Realisierung unserer EDI-Anforderungen“.