Die DRK-Service GmbH, kurz DRKS, stellt Dienstleistungen und Produkte für die Verbände des Deutschen Roten Kreuz und deren Einrichtungen bereit. Das Unternehmensportfolio umfasst die Bereiche strategischer Einkauf, Handel, Fundraising, Messen und Veranstaltungen, Verlag sowie Dienstleistungs- und Databasemarketing mit insgesamt 16 verschiedenen Geschäftsfeldern.
Die DRK-Service GmbH betreibt einen Onlineshop mit einer großen Bandbreite an Produkten: Mehr als 2.700 Artikel aus den Bereichen Bekleidung, Werbemittel, Verlag und medizinische Ausstattung unterstützen die Kunden der DRKS in ihrer verantwortungsvollen Arbeit.
Über den DRK Webshop werden jährlich etwa 30.000 Bestellungen abgewickelt, viele auch in Teillieferungen, was zu einer sehr hohen Anzahl von Ausgangsrechnungen führt. Der Rechnungsversand in Papierform, zusammen mit der Ware, war entsprechend aufwändig und zeitintensiv.
„Aufgrund des hohen, administrativen Aufwands der Papierrechnungen haben wir die Umstellung auf den elektronischen Versand in Betracht gezogen und all unsere Kunden um ihre Meinung dazu gebeten. Auf unsere Umfrage erhielten wir größtenteils positives Feedback“, erzählt Kerstin Bories, Leiterin Allgemeine Verwaltung und Prokuristin bei der DRKS.
„Um die Akzeptanz der digitalen Rechnung bei unseren Kunden noch weiter zu erhöhen, wollten wir einen Zusatznutzen gegenüber der Papierrechnung anbieten: Neben dem Versand des Rechnungs-PDFs sollten die Daten zusätzlich auch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Da alle Rechnungen in Microsoft Dynamics erzeugt werden und bereits easyPDF für den Druck von Rechnungen und anderen Belegen im Einsatz war, haben wir uns nach eingehender Beratung durch unseren Dynamics-Partner, der B.i.TEAM Gesellschaft für Softwareberatung mbH, damals noch firmierend unter BBO Datentechnik GmbH, für das Format ZUGFeRD entschieden.“, so Frau Bories weiter.
Die DRKS suchte nach einer Software für den elektronischen Rechnungsversand, die den folgenden Anforderungen gerecht wird:
Frau Bories erklärt: „Nachdem wir verschiedene Softwareanbieter analysiert hatten, fiel die Entscheidung schließlich auf die Lösung Anveo EDI Connect. Sie bietet eine umfassende, aber dennoch relativ einfache Lösung zur Realisierung unserer EDI-Anforderungen“.
Branche: Servicegesellschaft für das Deutsche Rote Kreuz (DRK)
Gründungsjahr: 1965 (damals als DRK-Werbung GmbH)
Mitarbeiter: ca. 60
Hauptsitz: Berlin
Projektstart mit Anveo EDI Connect: Ende November 2016
Datenaustausch: Per E-Mail
Kommunikationspartner: Mehr als 5.000 Kunden, Tendenz steigend
Go-live mit Anveo: Ende Januar 2017
Die Erstellung und der Versand der elektronischen Rechnungen sollte für unsere Anwender komfortabel und an die bisher genutzten Funktionen angelehnt bleiben, bspw. das Stapeldrucken über easyPDF. Nach Vergleich diverser Anbieter und der Empfehlung unseres Partners B.i.Team versprach die Lösung von Anveo eine einfache Integration in Microsoft Dynamics.
Das ZUGFeRD-Projekt begann im Mai 2016 und erforderte zunächst eine beachtliche, organisatorische Vorarbeit seitens DRKS. So musste unter anderem die offizielle Zustimmung der Kunden zur Umstellung auf E-Rechnungen eingeholt und sämtliche E-Mail-Adressen für den neuen Rechnungsversand abgeglichen werden. Ende November 2016 konnte B.i.Team, der Dynamics-Partner der DRKS, mit der Einführung von Anveo EDI Connect starten.
Torsten Dankert, Berater und Entwickler bei B.i.TEAM, erläutert: „Wir haben Anveo individuell an die Buchhaltungsprozesse der DRKS angepasst, um den Anwendern die Umstellung auf das neue System so einfach wie möglich zu machen. Unseren Kunden hat es sehr gefreut, dass bewährte Arbeitsabläufe nicht verändert werden mussten. Anveo EDI Connect ließ sich optimal in die bestehenden Prozesse integrieren. Ende Januar 2017 konnte das Projekt auch schon live gehen.“
Frau Bories ergänzt: „Aktuell erhalten mehr als 5.000 Kunden unsere Rechnungen auf elektronischem Wege – und die Zahl wächst stetig weiter. Zwar gibt es immer noch einige wenige Kunden, die auf Papierrechnungen bestehen, aber grundsätzlich ist die Akzeptanz für ZUGFeRD-Rechnungen sehr hoch. Es sind ja auch keine spezifischen Infrastrukturvoraussetzungen für deren Empfang notwendig. Inwieweit unsere Kunden die maschinen-lesbaren Daten tatsächlich nutzen, wissen wir natürlich nicht. Wir sind jedoch mit der Gesamtlösung sehr zufrieden. Nach nur einem Jahr wurden bereits 73% der Ausgangsrechnungen elektronisch versendet. Heute sind es sogar 86%, Tendenz steigend.“
Die technische Umsetzung verlief reibungslos. Unser Dynamics-Partner B.i.Team, hat die Installation und die nötigen Anpassungen für uns vorge-nommen. So konnten wir die Projektphase von der Installation im Testsystem bis zur Produktiv-setzung in nur zwei Monaten realisieren.
Mit Anveo EDI Connect und ZUGFeRD konnte die DRK Service GmbH die Abwicklung ihrer Ausgangsrechnungen deutlich optimieren. Der Großteil der Rechnungen wird nun automatisch verarbeitet, was dem Unternehmen eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis einbringt.
„Dank Anveo und ZUGFeRD konnten wir neue Möglichkeiten einer effizienteren Rechnungsverarbeitung für unsere Kunden erschließen und zugleich unsere eigenen Geschäftsabläufe verbessern. Sollten wir entsprechende Anfragen von unseren Lieferanten erhalten, wäre die Lösung auch für die Abwicklung von Eingangsrechnungen denkbar“, so Frau Bories abschließend.
Die Zusammenarbeit mit dem Anveo-Team war sehr gut. Die Umsetzung des ZUGFeRD-Projekts bei der DRKS erfolgte durch uns, aber bei Rückfragen erhielten wir schnell und zuverlässig Hilfe durch den Anveo-Support.
Webshop für das Deutsche Rote Kreuz zur Beschaffung von Bekleidung, Werbemitteln, Verlagsprogramm und medizinischer Ausstattung
