El intercambio electrónico de datos (EDI) tiene un gran potencial para ahorrar mucho tiempo. El intercambio automático de documentos como facturas, presupuestos, avisos de envío o informes de inventario mejora la productividad de su empresa.
Esta es la buena noticia. El reto de los proyectos de EDI es su complejidad y sus largos períodos de ejecución. Los proyectos EDI pueden convertirse en una historia interminable. ¡Evitémoslo’!
Lea en este boletín nuestras recomendaciones TOP 5 para un proyecto exitoso de EDI. Nuestro equipo tiene una experiencia sobresaliente en proyectos EDI por más de 10 años. Hemos trabajado en más de 160 proyectos diferentes para los socios y usuarios de Microsoft Dynamics NAV. Nos gustaría compartir nuestra experiencia con ustedes.
Le invito a leer nuestro TOP 5 y espero sus comentarios. Simon Gerente de Producto Anveo EDI Connect
Los 5 principales procedimientos para el éxito de los proyectos de EDI
Muy a menudo, un proyecto de EDI se planifica utilizando la documentación de EDI proporcionada por el socio, especialmente si tiene que tratar con grandes empresas. Sin embargo, no esperes demasiado: Este tipo de documentación puede ser utilizada para una planificación de tiempo aproximada, pero es inútil para una implementación. ¿Por qué esto? ¿Ha visto alguna vez una documentación que esté 100% actualizada y 100% completa? La respuesta es “no.” Por eso es mejor solicitar y esperar por ejemplo datos de su socio comercial EDI. Estos datos también deben ajustarse a los datos maestros de su empresa’, como sus artículos o clientes, para facilitar la implementación y las pruebas. De esta manera, sólo se ahorraron muchos ajustes o incluso una segunda implementación si la documentación era mala.
Muy a menudo, la documentación no está completa o no está actualizada.
Nunca comience un proyecto de EDI sin una planificación detallada de todas las etapas de ejecución. El principal desafío son los largos períodos de prueba debido a que hay muchas partes diferentes involucradas. Cada paso debe incluir un objetivo bien definido, un plazo específico y una parte responsable. Si alguna vez experimentas un cambio, vuelve a hacer la planificación y nombra al responsable. También recomendamos incluir algún tiempo para los cambios inesperados. Como ejemplo: un período de prueba para un solo mapeo de datos debería ser de al menos una semana. Todas las partes deben participar en la primera planificación. Es crucial esperar la aprobación de todos’antes de seguir adelante.
Nombra y comunica cualquier problema de tiempo a todo el equipo, incluso si no tienes al líder del proyecto. Puede afectar significativamente a la planificación inicial.
El usuario puede tener un plazo de entrega por parte de un tercero, en algunos casos incluyendo también las penalizaciones del contrato. Por supuesto, todas las partes harán todo lo posible para ejecutar un proyecto de EDI lo más rápido posible. Sin embargo, hemos visto que los recursos adicionales no pueden acelerar la planificación inicial a partir del paso 2. Esto se debe a que los tiempos de espera entre reuniones o pruebas son responsables de la mayor parte del tiempo del proyecto, no de la implementación en sí.
Esto puede resultar en una verdad desagradable sobre la planificación del proyecto. Si quieres acelerar tu proyecto, mantén los tiempos de espera entre las pruebas y las reuniones lo más corto posible.
Cada implementación de EDI resulta en un cambio de proceso para el usuario. La nueva automatización de los procesos reduce la carga de trabajo; este es el propósito del EDI. Sin embargo, se requiere una nueva tarea llamada Clearing. Un proceso de supervisión y solución de errores de la comunicación EDI.
Es muy importante entender que ningún proceso de EDI funcionará sin interrupciones. Esto no se debe a razones técnicas. De vez en cuando, los socios del EDI tienen que ajustar sus datos maestros como, por ejemplo, una nueva unidad de medida o nuevos números de artículos. Un usuario experimentado tiene que manejar este tipo de tareas. El conocimiento de los datos comerciales de la empresa’es importante; un desarrollador o consultor es la persona equivocada para el mantenimiento de los datos.
Hemos visto que a veces la gente no acepta este tipo de tareas, porque sólo se trata de errores molestos. Mientras tanto, los datos procesados con éxito son invisibles.
Ayudar a los usuarios a comprender este nuevo tipo de tareas y proporcionar una buena formación para resolver este tipo de cuestiones.
Explica la nueva tarea de limpieza con mucho cuidado y ayuda las primeras semanas en cada nuevo caso. Es muy importante aclarar el tipo de interrupciones –de las tareas basadas en datos que deben resolverse entre las partes del EDI y las cuestiones técnicas (canal de transmisión).
Recomendamos que el equipo de implementación inicial resuelva los primeros problemas. Sin embargo, no olvides entregarla después. Especialmente el desajuste de los datos maestros es normal de vez en cuando. Un usuario debe tener el poder de resolverlos por sí mismo.
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Basándonos en varios años de experiencia en EDI, hemos creado Anveo EDI Connect – una solución EDI totalmente integrada para Microsoft Dynamics NAV.
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