Hacer el bien con las compras cotidianas – que’es el lema sobre el que se fundó share en 2018. Basada en el principio “buy one-share one”, la empresa berlinesa ofrece productos de uso cotidiano, como agua embotellada, barritas de frutos secos, jabones y artículos de papelería. En cada producto se incluye una donación equivalente: agua potable, comidas, saneamiento y acceso a la escolarización. Desde entonces, la empresa socialmente responsable ha ampliado enormemente tanto su línea de productos como su equipo, trabajando siempre para ayudar a más personas necesitadas.
Los procesos de pedidos y facturas completamente manuales eran el estándar cuando la empresa se lanzó, pero en 2019 share buscaba una mejor manera de apoyar a sus equipos y sostener su rápido crecimiento. Al ser una empresa nueva, trabajaban en un entorno que cambiaba rápidamente, y era imperativo evitar errores y duplicar el trabajo.
Matteo Dubini, ERP Manager de share, recuerda la situación inicial. “En términos de volumen de pedidos y facturas, ya estábamos consumiendo las capacidades de finanzas con tareas repetitivas. Si queríamos seguir creciendo, teníamos que centrarnos en racionalizar los procesos internos y trabajar para mejorar el rendimiento de la inversión en nuestros equipos. En’es donde el EDI entró en escena.” Aunque habían estudiado otras alternativas, el EDI era una solución consolidada y utilizada por la mayoría de sus socios comerciales. Su equipo vio la oportunidad de automatizar procesos dentro de su sistema Microsoft Dynamics Business Central Online.
Año de fundación: 2018
Industria: Bienes de consumo
Empleados: más de 100
Sede central: Berlín, Alemania
Inicio del proyecto con Anveo EDI Connect: Finales de febrero de 2020
Fomato de datos: EDIFACT
Primera puesta en marcha con Anveo: Mediados de mayo de 2020
Transmisiones de datos al mes: Aproximadamente 3000 transmisiones al mes, con una previsión de 4-5000 transmisiones en 2023.
Página web: www.share.eu/en
Share buscaba una solución EDI que pudiera darles soporte localmente, para evitar malentendidos y retrasos en el proyecto. Pero aún más importante, querían una solución que ofreciera lo siguiente:
Dado el crecimiento de su negocio, era necesaria una implantación rápida que mantuviera un alto nivel de servicio para sus clientes.
“Anveo demostró que tenía una experiencia y unos conocimientos absolutos, entendiendo el negocio de las acciones como una startup. Comprendieron que queríamos avanzar con rapidez y preservar un alto nivel de servicio, y vieron el potencial de nuestra empresa en crecimiento.”
El contacto inicial se produjo entre share y Anveo en noviembre de 2019. Sin embargo, la startup decidió ampliar primero su equipo informático y consolidar las estructuras y procesos internos antes de poner en marcha el proyecto en febrero de 2020.
Matteo habló de la clara división del trabajo en el proyecto, que ayudó a todos a ceñirse a un calendario razonable. Anveo se encargó de la instalación y configuración del módulo EDI Connect en Business Central Online, gestionando todos los mapeos y la configuración, así como la fase de pruebas unitarias, mientras que las pruebas de integración, multifaccionales y de aceptación del usuario fueron realizadas directamente por share. Querían asegurarse de que entendían la solución y estaban satisfechos con todo antes de la puesta en marcha.
Transacciones comerciales EDI tras la entrada en funcionamiento en 2020.
El proyecto original consistía en conectar los dos mayores clientes de share’, utilizando mensajes EDIFACT para implementar las órdenes de venta entrantes y las facturas salientes. Las fechas de entrada en funcionamiento se escalonaron: el primer socio lo hizo a mediados de mayo y el segundo a mediados de junio. Poco después, se tomó la decisión de integrar también uno de sus almacenes 3PL, añadiendo varios mensajes nuevos, como entregas, recogida y embalaje, e informes de inventario.
Cuando se dispuso de los primeros indicadores clave de rendimiento (KPI) y de los primeros detalles, uno de los puntos principales era fácilmente visible: se había producido una drástica reducción de los errores en todos los procesos de entrada. En general, esto condujo a una reducción de los errores en toda la empresa, ya que cada proceso se basaba en los demás: desde la creación del pedido hasta el procesamiento, el envío y la facturación. Entonces se decidió integrar a más clientes.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) de la cuota de transacciones EDI desde su puesta en marcha en 2020.
Además de trabajar con el módulo EDI Connect Connect, share también ha implantado la plataforma Anveo Managed File Transfer. “MFT es la primera puerta entre el sistema ERP de share’y el resto del mundo,” afirma Matteo. Esta aplicación web tan útil le proporciona una visión general tanto de todo lo que estaba previsto y tuvo lugar, como de las transmisiones previstas que no se produjeron’, lo que convierte a MFT en un complemento fundamental para sus procesos EDI.
En octubre de 2022, share ejecuta más de 3500 transacciones mensuales a través de Anveo EDI Connect. Esto incluye 9 interfaces activas para 11 clientes y un proveedor logístico externo. Sus transacciones incluyen pedidos entrantes, confirmaciones de órdenes de entrega, entradas de mercancías, movimientos de existencias, informes de inventario y comprobantes de entrega, así como acuses de recibo de pedidos salientes, órdenes de entrega y facturas. Su objetivo es alcanzar un total de 4.000-5.000 transacciones mensuales en 2023, a medida que trabajan para añadir nuevos clientes y proveedores, y mejorar la integración 3PL.
Gracias a la optimización de los procesos en la cadena de suministro, la logística y las finanzas, share puede centrarse más en su actividad principal a medida que sigue expandiéndose. Matteo concluye que todavía hay más clientes y proveedores que les gustaría integrar, así como mensajes EDI adicionales para los actuales socios de intercambio. Su equipo quiere que estos procesos sean totalmente EDI y que la solución siga creciendo con la organización.
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