Faire le bien avec les achats du quotidien – que’est la devise sur laquelle share a été fondée en 2018. Basée sur le principe “buy one-share one”, l’entreprise berlinoise propose des produits d’usage courant, tels que des bouteilles d’eau, des barres de noix, des savons et de la papeterie. Un don équivalent est inclus dans chaque produit : eau potable, repas, assainissement et accès à la scolarité. Depuis lors, l’entreprise socialement responsable a considérablement élargi sa gamme de produits et son équipe, en s’efforçant toujours d’aider davantage de personnes dans le besoin.
Des processus de commande et de facturation entièrement manuels étaient la norme lors du lancement de l’entreprise, mais en 2019, share cherchait un meilleur moyen de soutenir ses équipes et de soutenir sa croissance rapide. En tant qu’entreprise plus récente, elle travaillait dans un environnement en évolution rapide, et il était impératif d’éviter les erreurs et les doubles emplois.
Matteo Dubini, responsable ERP chez share, se souvient de la situation initiale. “En ce qui concerne les volumes de commandes et de factures, nous consommions déjà les capacités financières avec des tâches répétitives. Si nous voulions poursuivre notre croissance, nous devions nous concentrer sur la rationalisation des processus internes et travailler à améliorer le retour sur investissement de nos équipes. C’est à l’adresse’que l’EDI a pris place.” Bien qu’ils aient examiné d’autres solutions, l’EDI était une solution bien établie utilisée par la plupart de leurs partenaires commerciaux. Leur équipe a vu la possibilité d’automatiser les processus au sein de leur système Microsoft Dynamics Business Central Online.
Année de la fondation : 2018
Secteur d’activité: Biens de consommation
Employés : plus de 100
Siège social: Berlin, Allemagne
Début du projet avec Anveo EDI Connect: Fin février 2020
Fomat de données : EDIFACT
Première mise en service avec Anveo : Mi-mai 2020
Transmissions de données par mois : Environ 3 000 transmissions par mois, avec une prévision de 4 à 5 000 transmissions en 2023.
Site web : www.share.eu/en
Share était à la recherche d’une solution EDI capable de les soutenir localement, afin d’éviter les malentendus et les retards dans le projet. Mais plus important encore, ils voulaient une solution qui offre ce qui suit :
Avec la croissance de leur activité, une mise en œuvre rapide était nécessaire, tout en préservant un niveau de service élevé pour leurs clients.
“Anveo a fait preuve d’une expérience et d’une expertise absolues, en comprenant l’activité d’actionnariat en tant que startup. Ils ont compris que nous voulions agir rapidement et préserver un niveau de service élevé, et ils ont vu le potentiel de notre entreprise en pleine croissance.”
Le premier contact a été établi entre share et Anveo en novembre 2019. Toutefois, la startup a décidé de commencer par étoffer son équipe informatique et de solidifier les structures et processus internes avant le lancement du projet en février 2020.
Matteo a parlé de la division claire du travail dans le projet, qui a aidé tout le monde à respecter un calendrier raisonnable. Anveo a été responsable de l’installation et de la configuration du module EDI Connect dans Business Central Online, en s’occupant de tous les mappings et de la configuration, ainsi que de la phase de tests unitaires, tandis que les tests d’intégration, multifonctionnels et d’acceptation par les utilisateurs ont été effectués directement par share. Ils voulaient s’assurer qu’ils comprenaient bien la solution et qu’ils étaient satisfaits de tout avant la mise en service.
Transactions commerciales EDI après la mise en service en 2020.
Le projet initial consistait à connecter l’action’aux deux plus gros clients, en utilisant des messages EDIFACT pour mettre en œuvre les commandes de vente entrantes et les factures sortantes. Les dates de mise en service ont été échelonnées, le premier partenaire ayant été mis en service à la mi-mai et le second à la mi-juin. Peu de temps après, la décision a été prise d’intégrer également l’un de leurs entrepôts 3PL, ajoutant plusieurs nouveaux messages, y compris les livraisons, le prélèvement et l’emballage, et les rapports d’inventaire.
Lorsque les premiers indicateurs clés de performance et les premiers détails sont devenus disponibles, un point majeur était facilement visible : il y avait eu une réduction drastique des erreurs sur tous les processus entrants. Globalement, cela a permis de réduire le nombre d’erreurs dans l’ensemble de l’entreprise, car chaque processus s’appuie sur un autre : de la création de la commande au traitement, en passant par l’expédition et la facturation. La décision a alors été prise d’intégrer d’autres clients.
Les indicateurs clés de performance pour la part des transactions commerciales EDI depuis la mise en service en 2020.
En plus de travailler avec le module EDI Connect, share a également mis en œuvre la plateforme Anveo Managed File Transfer. “MFT est la première porte entre le système ERP de share’et le reste du monde,” déclare Matteo. Cette application Web très utile lui fournit une vue d’ensemble de tout ce qui était prévu et a eu lieu, ainsi que des transmissions prévues qui n’ont pas eu lieu’, faisant de MFT un ajout essentiel à leurs processus EDI.
Depuis octobre 2022, share exécute plus de 3500 transactions par mois via Anveo EDI Connect. Cela comprend 9 interfaces en direct pour 11 clients et un fournisseur de logistique tiers. Leurs transactions comprennent les commandes entrantes, les confirmations de bons de livraison, les entrées de marchandises, les mouvements de stock, les rapports d’inventaire et les preuves de livraison, ainsi que les accusés de réception de commandes, les bons de livraison et les factures. Ils visent un total de 4 000 à 5 000 transactions mensuelles en 2023, alors qu’ils s’efforcent d’ajouter de nouveaux clients et fournisseurs et d’améliorer l’intégration des fournisseurs tiers.
Grâce à l’optimisation des processus de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique et des finances, l’action peut se concentrer davantage sur son activité principale, qui continue de se développer. Matteo conclut qu’il y a encore d’autres clients et fournisseurs qu’ils aimeraient intégrer, ainsi que des messages EDI supplémentaires pour les partenaires d’échange actuels. Son équipe cherche à rendre ces processus entièrement compatibles avec l’EDI, et à continuer à laisser la solution évoluer avec l’organisation.
Visitez share.eu pour en savoir plus sur leurs produits et les projets qu’ils soutiennent.
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