Success Story | Anveo Service App pour Sahle Wohnen

Une Service App hors ligne pour le secteur de l’immobilier

Sahle améliore la satisfaction des locataires en accélérant le traitement des notifications de sinistres grâce à l’application mobile Anveo.

Sahle Wohnen est l’un des principaux fournisseurs de logements privés en Allemagne et fait partie du groupe Sahle. Cette entreprise familiale de taille moyenne possède plus de 22 000 appartements dans plus de 40 villes allemandes.

Sahle opère à la fois dans le secteur du logement subventionné par l’État et dans celui du logement financé par le secteur privé, avec une concentration régionale en Rhénanie du Nord-Westphalie (e. g. Bonn, Düsseldorf, Duisburg, Essen, Cologne et Münster). L’entreprise est également active à Berlin, Hambourg et Francfort.

Une caractéristique particulière du Groupe Sahle est l’interaction étroite entre les secteurs de la construction et du logement. Tous les principaux services sont fournis par des parties du groupe en coordination constante les unes avec les autres. Ces services comprennent la planification de complexes résidentiels et de maisons unifamiliales, la construction, la vente et l’exploitation, et même la location à long terme.

Logo Sahle

Fondée : 1963 Industrie: Immobilier Employés: environ 1200 Siège social : Greven (Westphalie), Allemagne Succursales : 19 bureaux régionaux de service à la clientèle à travers l’Allemagne Go-Live avec Anveo : Juin 2019 Site Web : sahle-wohnen.de

Situation initiale avant la mise en œuvre de l'Anveo Mobile App

  • Les Facility Managers n’ont pas accès à Microsoft Dynamics’.
  • Transfert d’informations inefficace
  • Retard dans le traitement des notifications de sinistres
  • Nombre élevé d’erreurs dues aux processus manuels

Gains grâce à l'Anveo Mobile App

  • Les processus de service ont été numérisés, il n’y a plus de « paperasse ».
  • Des informations toujours et partout à portée de main
  • Une apparence plus professionnelle chez le client
  • Amélioration de la qualité et de l’actualité des données
  • Gain de temps important dans le post-traitement

Situation initiale et besoins

Sahle reçoit environ 36 000 notifications de sinistres par an de la part de ses locataires. En outre, il y a environ 900 projets de rénovation par an.

Si un locataire signale un dommage ou un défaut dans la propriété louée, cela est immédiatement documenté dans Microsoft Dynamics et transmis au gestionnaire responsable de l’installation pour traitement.

Astrid Grottke, contrôleur et chef de projet chez Sahle, explique : « Nous employons plus de 70 gestionnaires d’installations dans toute l’Allemagne. Comme ils n’avaient pas accès à notre système ERP, les demandes devaient toujours être soumises par fax ou manuellement à l’aide de diverses listes, ce qui retardait leur traitement. Le processus de retour d’information était également lourd et long. En outre, nos gestionnaires d’installations n’avaient pas accès à l’historique complet des réclamations. Notre objectif était d’établir un lien solide avec notre système ERP afin d’accélérer le processus et de réduire le taux d’erreurs ».

L’application doit répondre aux exigences suivantes :

  • 100 % compatible avec les services en ligne
  • Bonne intégration avec Microsoft Dynamics
  • Personnalisable par ses propres développeurs
  • Notifications push pour les demandes entrantes
  • Facile à utiliser
  • Prêt pour l’avenir avec les extensions
  • Prise en charge de tous les types de dispositifs mobiles et de systèmes d’exploitation

Prise de décision

« Nous avons testé intensivement plusieurs solutions en fonction de nos besoins et, après un examen approfondi avec l’aide de nos décideurs, nous sommes arrivés à la conclusion que l Anveo Mobile App répond le mieux aux exigences », déclare Mme. Grottke.

Elle ajoute : « La solution d’Anveo s’est distinguée des autres fournisseurs notamment en ce qu’elle nous a fourni un outil pour construire et concevoir une application entièrement personnalisée en fonction de nos besoins. En outre, nous avons obtenu un rapport qualité-prix imbattable. »

La satisfaction de nos locataires est notre première priorité. Nous voulons traiter les demandes reçues le plus rapidement possible afin que nos locataires se sentent à l’aise chez eux. Toutefois, comme nos gestionnaires de locaux ne disposent pas d’un accès complet au réseau, nous avions besoin d’une solution hors ligne. Nous sommes très heureux d’avoir trouvé l’Anveo Mobile App. Elle accélère énormément nos processus.

Astrid Grottke Sahle

Astrid Grottke

Controlling Facility Management

Sahle janitor working

Principales tâches de l'Anveo Mobile App chez Sahle

  • Traitement des notifications de sinistres par le gestionnaire de l’établissement :
    • Lire et ajouter des commentaires
    • Créer des commandes
    • Prenez des photos
    • Remplir les rapports de dommages
    • Planifier les rendez-vous
  • Délégation de tâches et gestion des absences
  • Échange constant d’informations entre tous les collègues concernés
Sahle building

Mise en œuvre et résultats du projet

Une fois la décision prise d’opter pour Anveo, la solution a été mise en œuvre et déployée chez Sahle en un temps très court. Les conditions organisationnelles ont également dû être définies et adaptées simultanément à la création de l’application.

Mme. Grottke se souvient de la mise en œuvre du projet : « Une formation d’une journée dispensée par l’équipe d’Anveo a suffi pour créer le cadre de base de notre application. Ensuite, nous avons pu continuer à travailler de manière indépendante. C’était impressionnant de voir combien de nos idées nous avons pu mettre en œuvre nous-mêmes en quelques jours seulement et de constater que cet outil nous a également permis de réaliser nos propres suggestions. Enfin, la longue expérience de notre département informatique avec Microsoft Dynamics nous a permis de mettre rapidement en œuvre non seulement des fonctionnalités plus complexes, mais aussi les suggestions d’amélioration de nos gestionnaires d’installations. Grâce à cela, le résultat a même dépassé les attentes initiales, et le calendrier du projet a été raccourci ».

Mme. Grottke poursuit : « Nos gestionnaires d’installations sont très satisfaits des nouveaux processus mobiles. L’utilisation de l’Anveo Mobile App réduit considérablement leur charge de travail. Par exemple, ils peuvent désormais prendre rapidement et facilement des photos de la réclamation et ajouter facilement leurs commentaires par reconnaissance vocale. Il suffit d’une brève synchronisation, et après quelques secondes, les informations sont disponibles dans notre système ERP ».

Résumé et perspectives

L’Anveo Mobile App a permis à Sahle de simplifier, d’accélérer et de standardiser ses processus de manière significative. Tous les employés impliqués dans un processus de réclamation ont désormais accès aux mêmes données et les gestionnaires des installations peuvent accéder à toutes les informations pertinentes à tout moment.

Mme. Grottke ajoute : « Grâce à la structure claire de l’application, la formation de nos employés à Anveo a pu être réalisée très efficacement. Aucune formation complémentaire n’a été nécessaire. L’application est également un outil de travail quotidien très bien accepté et apprécié en raison de sa grande facilité d’utilisation ».

Une mise en œuvre de l’application pour d’autres groupes d’utilisateurs dans le domaine du traitement des demandes d’indemnisation est prévue. Sahle Wohnen étudie également la possibilité d’utiliser Anveo pour répondre aux besoins d’autres divisions de l’entreprise.

Nous avons été très bien soutenus par l’équipe d’Anveo tout au long du projet. L’équipe de soutien technique nous a été d’une grande aide. Nous avons vraiment apprécié de travailler sur ce projet.

Astrid Grottke Sahle

Astrid Grottke

Controlling Facility Management

Sahle janitor working
edit tab Sahle App

L’onglet « Editer » comprend toutes les fonctions importantes pour le gestionnaire de l’établissement lors du traitement de la demande, par exemple la prise de photos ou l’ajout de notes.

Informations complémentaires

Service Appmobile Anveo

Découvrez de nouveaux processus de travail entièrement numérisés pour les techniciens de service. Créez un rapport de service et imprimez-le sur place. Prenez des photos pour la documentation ou vérifiez la disponibilité des pièces détachées. Toutes les informations sont récupérées et capturées via l’application – entièrement hors ligne sans contact avec Microsoft Dynamics NAV.

Découvrez l’Anveo Mobile App

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