Elektronischer Datenaustausch (EDI) zwischen Geschäftspartnern hat sehr viel Potential für enorme Zeiteinsparungen in nahezu allen Prozessen – wie der vollautomatische Austausch von Rechnungen (INVOIC in EDIFACT), Gutschriften, Zahlungsavise (REMADV), Lieferscheine (DESADV) oder Lagerbeständen (INVRPT).
Neben diesem Optimierungspotential stehen leider allzu oft sich sehr langziehende und damit kostspielige Projekte dagegen. Dies hat verschiedene Gründe.
Lesen Sie hier die Top 5 Tipps für erfolgreiche EDI Projekte.
Unser Team begleitet bereits seit über 10 Jahren Microsoft Dynamics NAV Kunden und Partner in über 160 EDI Projekten mit verschiedenen Anforderungen. Diese Erfahrungen möchten wir gern mit Ihnen teilen.
Top 5 Tipps für erfolgreiche EDI Projekte
Häufig liegt zu Projektbeginn, insbesondere wenn mit großen Konzernen kommuniziert wird, eine Dokumentation vor, aber wenig konkrete Beispiele. Diese Dokumentation reicht, um die Realisierbarkeit zu beurteilen, selten jedoch für einen genauen Terminplan, geschweige denn zur Umsetzung. Wer kennt das nicht?
Hier hat es sich als sehr nützlich erwiesen auf Testdaten zu bestehen, die nach Möglichkeit auch zu den Stammdaten passen. Hiermit steigt die Chance, dass die Implementierung später zum tatsächlichen Prozess passt.
Nicht selten gehen Dokumentation und die Realität auseinander.
Es hilft nicht viel eine Rückwärtsplanung vom gewünschten Go-Live-Termin zu machen, die nicht einhaltbar ist. Aus unserer Sicht sollte ein detaillierter Plan aufgestellt werden mit zahlreichen Zwischenzielen. Jedes Zwischenziel ist mit einer Fälligkeit zu versehen und diese muss nachgehalten werden.
Kommt es zu Verschiebungen kann sauber nachvollzogen werden, wer diese zu verantworten hat. Bei den eigenen Zwischenzielen ist genug Pufferzeit einzuplanen, um das Halten des Terminplans zu ermöglichen. Dies beinhaltet unter anderem eine realistische Testphase von mehr als einer Woche pro Nachrichtenformat.
Ein solcher Projektplan ist am Anfang mit allen Beteiligten abzustimmen. Anschließend empfehlen wir diesen Plan zu überwachen und frühzeitig auf Schwierigkeiten und Probleme hinzuweisen, selbst wenn einem nicht die Projektleitung obliegt. Insbesondere Prozessänderungen und Anforderungsänderungen sind, mit dem Tag des Bekanntwerdens, mit den Konsequenzen, insbesondere auf die Termin- und Aufwandsplanung, festzuhalten. So ist es später möglich Mehraufwände zu rechtfertigen und Verschiebungen zu erklären.
Der Anwender hat meist eine konkrete Deadline, in manchen Fällen sogar verbunden mit kostspieligen Konventionalstrafen. Selbstverständlich werden alle Beteiligten bestmögliches für eine schnelle Implementation investieren. Doch gerade bei EDI Projekten mit sehr vielen Beteiligten und vielen Testphasen ist auch bei Aufstockung des Entwicklerteams kaum eine Beschleunigung der in Punkt 2 aufgestellten Planung möglich.
Die detaillierte Terminplanung mag unangenehme Tatsachen zutage fördern, stellt aber die Realität dar, so sehr eine schnellere Umsetzung erwünscht ist.
Eine EDI-Einführung bringt meist Prozessänderungen beim Anwender mit sich. In jedem Fall wird die Arbeit stark automatisiert, das ist das Ziel von EDI. Neu hinzu kommt nun das sogenannte Clearing, also eine Überwachung und ein Fehlermanagement.
Hier ist es wichtig die Anwender abzuholen, Fehler in einem EDI-Prozess sind sehr häufig auf die Stammdaten zurückzuführen. Diese sind nur durch einen erfahrenen Anwender lösbar, aber ganz und gar nicht tragisch.
Dennoch werden diese häufig dramatischer wahrgenommen als sie sind, da der Anwender den Erfolgsfall – die gewonnene, starke Automatisierung – nicht mehr sieht und nur die Fehler zur Bearbeitung übrig bleiben.
Helfen Sie dem Anwender durch Schulungen und intensive Betreuung während der Einführung und verstehen Sie, dass es eine Umgewöhnung ist von der Datenerfassung zu einem aktiven Bearbeiten von Sonderfällen.
Erklären Sie die neuen Prozesse und insbesondere die Sonderfälle und möglichen Meldungen. Erarbeiten Sie hierzu gemeinsam Lösungsstrategien. Es ist wichtig zu erläutern, dass vieles keine technischen Fehler sind, sondern lediglich offene Punkte in der bilateralen Abstimmung zwischen den EDI-Parteien.
Die ersten Tage empfehlen wir, dass die Entwickler die Sonderfälle soweit wie möglich für den Anwender zu lösen. Manuelle Eingriffe kommen aber auch später im laufenden Betrieb von Zeit zu Zeit vor, daher ist es aus unserer Sicht nach den ersten Tagen ratsam, alle Meldungen mit den Anwender gemeinsam zu lösen. Es ist sehr sinnvoll, dem Anwender Hilfe zur Selbsthilfe zu bieten und die Abarbeitung so transparent wie möglich zu gestalten.
Unser Werkzeug:
Anveo EDI Connect für Microsoft Dynamics NAV
Aus unseren Erfahrungen ist in 2011 das Produkt Anveo EDI Connect entstanden – eine vollständig in Microsoft Dynamics NAV integrierte EDI Lösung.
Alle Datenmappings werden mit wenigen Mausklicks direkt im Windows Client oder Classic Client von Microsoft Dynamics NAV eingerichtet – ganz ohne Programmierung. Beispieldateien können durch unseren Assistenten die Strukturen automatisch erstellen – eine riesige Zeitersparnis für jeden Entwickler.
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