Mettre en œuvre avec succès des projets EDI dans Dynamics NAV

Ne commencez jamais un projet EDI sans une planification détaillée de toutes les étapes de mise en œuvre. Le principal défi réside dans les longues périodes d’essai, car de nombreuses parties différentes sont impliquées. Chaque étape doit comporter un objectif bien défini, un délai précis et une partie responsable. Si jamais vous êtes confronté à un changement, refaites la planification et nommez la partie responsable. Nous recommandons également de prévoir du temps pour les changements inattendus. À titre d’exemple : une période d’essai pour une cartographie de données unique devrait être d’au moins une semaine. Toutes les parties doivent participer à la première planification. Il est essentiel d’attendre l’approbation de tous’avant d’aller de l’avant.

Nommez et communiquez tout problème de calendrier à l’ensemble de l’équipe, même si vous n’êtes pas le chef de projet. Elle peut affecter de manière significative la planification initiale.

L’utilisateur peut se voir imposer un délai par une tierce partie, dans certains cas avec des pénalités contractuelles. Bien entendu, toutes les parties feront de leur mieux pour mener un projet EDI aussi vite que possible. Toutefois, nous avons vu que des ressources supplémentaires ne peuvent pas accélérer la planification initiale à partir de l’étape 2. Cela s’explique par le fait que les temps d’attente entre les réunions ou les essais sont responsables de la majeure partie du temps du projet, et non de la mise en œuvre elle-même.

Il peut en résulter une vérité désagréable sur la planification du projet. Si vous souhaitez accélérer votre projet, veillez à ce que les délais d’attente entre les essais et les réunions soient aussi courts que possible.

Chaque mise en œuvre de l’EDI entraîne un changement de processus pour l’utilisateur. La nouvelle automatisation des processus réduit la charge de travail ; c’est le but de l’EDI. Toutefois, une nouvelle tâche appelée « compensation » est nécessaire. Un processus de contrôle et de résolution des erreurs de la communication EDI.

Il est très important de comprendre qu’aucun processus d’EDI ne se déroulera jamais sans interruption. Ce n’est pas pour des raisons techniques. De temps en temps, les partenaires EDI doivent ajuster leurs données de base comme, par exemple, une nouvelle unité de mesure ou de nouveaux numéros d’article. Un utilisateur expérimenté doit s’occuper de ce type de tâches. La connaissance des données commerciales de l’entreprise’est importante ; un développeur ou un consultant n’est pas la bonne personne pour la maintenance des données.

Nous avons vu que les gens n’acceptent parfois pas ce type de tâches, parce qu’il ne s’agit que d’erreurs gênantes. Alors que les données traitées avec succès sont invisibles dans l’intervalle.

Aider les utilisateurs à comprendre ce nouveau type de tâches et leur fournir une bonne formation pour résoudre ce genre de problèmes.

Expliquez très soigneusement la nouvelle tâche de compensation et aidez les premières semaines pour chaque nouveau cas. Il est très important de clarifier le type d’interruptions –: les tâches basées sur les données qui doivent être résolues entre les parties EDI et les questions techniques (canal de transmission).

Nous recommandons que les premiers problèmes soient résolus par l’équipe de mise en œuvre initiale. Toutefois, n’oubliez pas de passer la main par la suite. Il est normal, de temps en temps, que les données de base ne concordent pas. Un utilisateur doit être habilité à les résoudre par lui-même.