Historia de éxito | Anveo Service App para Sahle Wohnen

Service App offline para el sector inmobiliario

Sahle aumenta la satisfacción de los inquilinos acelerando la tramitación de las notificaciones de siniestros mediante la aplicación móvil Anveo

Sahle Wohnen es uno de los principales proveedores de viviendas privadas de Alemania y forma parte del Grupo Sahle. Esta mediana empresa familiar posee más de 22.000 apartamentos en más de 40 ciudades alemanas.

Sahle opera tanto en el sector de la vivienda subvencionada como en el de la financiación privada, con un enfoque regional en Renania del Norte-Westfalia (e. g. Bonn, Düsseldorf, Duisburgo, Essen, Colonia y Münster). La empresa también está presente en Berlín, Hamburgo y Fráncfort.

Una característica especial del Grupo Sahle es la estrecha interacción entre los sectores de la construcción y la vivienda. Todos los servicios principales son prestados por partes del grupo en constante coordinación entre sí. Estos servicios incluyen la planificación de complejos residenciales y viviendas unifamiliares, la construcción, la venta y la explotación, e incluso el alquiler a largo plazo.

Logotipo de Sahle

Fundada: 1963 Sector: Inmobiliaria Empleados: aprox. 1200 Sede central: Greven (Westfalia), Alemania Sucursales: 19 oficinas regionales de atención al cliente en toda Alemania Go-Live con Anveo: Junio de 2019 Página web: sahle-wohnen.de

Situación inicial antes de implantar la Anveo Mobile App

  • Los Facility Managers no’tienen acceso a Microsoft Dynamics
  • Transferencia de información ineficaz
  • Retraso en la tramitación de las notificaciones de siniestros
  • Alto número de errores debido a los procesos manuales

Ganancias a través de la Anveo Mobile App

  • Los procesos de servicio se han digitalizado, se acabó el «papeleo»
  • Información siempre y en todo momento a mano
  • Aspecto más profesional ante el cliente
  • Mejora de la calidad y la actualidad de los datos
  • Importante ahorro de tiempo en el posprocesamiento

Situación inicial y necesidades

Sahle recibe anualmente unas 36.000 notificaciones de reclamaciones de sus inquilinos. Además, hay unos 900 proyectos de renovación al año.

Si un inquilino informa de un daño o defecto en la propiedad alquilada, esto se documenta inmediatamente en Microsoft Dynamics y se envía al gestor de instalaciones responsable para su procesamiento.

Astrid Grottke, controladora y directora de proyectos de Sahle, explica: «Tenemos más de 70 gestores de instalaciones en toda Alemania. Como no tenían acceso a nuestro sistema ERP, las reclamaciones tenían que enviarse siempre por fax o manualmente utilizando varias listas, lo que retrasaba su tramitación. El proceso de retroalimentación también era engorroso y largo. Además, los responsables de nuestras instalaciones no tenían acceso a todo el historial de reclamaciones. Nuestro objetivo era establecer un fuerte vínculo con nuestro sistema ERP para acelerar el proceso y reducir la tasa de errores».

La aplicación debe cumplir los siguientes requisitos:

  • 100% apto para el uso offline
  • Buena integración con Microsoft Dynamics
  • Personalizable por los propios desarrolladores
  • Notificaciones push para las reclamaciones entrantes
  • Fácil de usar
  • Prepárese para el futuro con las extensiones
  • Soporta todos los tipos de dispositivos móviles y sistemas operativos

Toma de decisiones

«Hemos probado intensamente varias soluciones en función de nuestros requisitos y, tras un cuidadoso examen con la ayuda de nuestros responsables, hemos llegado a la conclusión de que la Anveo Mobile App es la que mejor cumple los requisitos», afirma la Sra. Grottke.

Y añade: «La solución de Anveo se diferenció de los demás proveedores sobre todo en que nos proporcionó una herramienta para construir y diseñar una app totalmente adaptada a nuestras necesidades. Además, recibimos un valor inmejorable por nuestro dinero».

La satisfacción de nuestros inquilinos es nuestra principal prioridad. Queremos procesar los reclamos entrantes lo más rápido posible para que nuestros inquilinos se sientan cómodos en sus casas. Sin embargo, como nuestros administradores de instalaciones no tienen un acceso completo a la red, necesitábamos una solución fuera de línea. Estamos muy contentos de haber encontrado la aplicación Anveo Mobile App. Acelera nuestros procesos enormemente.

Astrid Grottke Sahle
Astrid Grottke
Controlling Facility Management
Sahle janitor working

Principales tareas de la Anveo Mobile App en Sahle

  • Tramitación de las notificaciones de siniestros por parte del gestor de la instalación:
    • Leer y añadir comentarios
    • Crear pedidos
    • Haz fotos
    • Informes completos de daños
    • Programar las citas
  • Delegación de tareas y gestión de las ausencias
  • Intercambio constante de información entre todos los colegas implicados
Sahle building

Ejecución y resultados del proyecto

Una vez tomada la decisión de optar por Anveo, la solución se implantó y desplegó en Sahle en muy poco tiempo. Las condiciones organizativas también tuvieron que ser definidas y adaptadas simultáneamente a la creación de la app.

La Sra. Grottke recuerda la ejecución del proyecto: «Una sesión de formación de un día impartida por el equipo de Anveo fue suficiente para crear el marco básico de nuestra aplicación. Después, pudimos seguir trabajando de forma independiente. Fue impresionante la cantidad de ideas que pudimos poner en práctica nosotros mismos en unos pocos días y la posibilidad de realizar nuestras propias sugerencias con esta herramienta. Por último, pero no por ello menos importante, los muchos años de experiencia de nuestro departamento de TI con Microsoft Dynamics nos permitieron implementar rápidamente no sólo las funcionalidades más complejas, sino también las sugerencias de mejora de nuestros responsables de instalaciones. Graciasa ello, el resultado ha superado incluso las expectativas iniciales y se ha reducido el plazo del proyecto».

La Sra. Grottke continúa: «Nuestros gestores de instalaciones están muy satisfechos con los nuevos procesos móviles. El uso de la Anveo Mobile App reduce enormemente su carga de trabajo. Por ejemplo, ahora pueden hacer fotos del siniestro de forma rápida y sencilla y añadir sus comentarios a través del reconocimiento de voz. Todo lo que se necesita es una breve sincronización, y después de unos segundos la información está disponible en nuestro sistema ERP».

Resumen y perspectivas

La Anveo Mobile App ha permitido a Sahle simplificar, acelerar y estandarizar significativamente sus procesos. Todos los empleados implicados en un proceso de reclamación tienen ahora acceso a los mismos datos y los responsables de las instalaciones pueden acceder a toda la información relevante en cualquier momento.

La Sra. Grottke añade: «La clara estructura del diseño de la aplicación garantiza que la formación de nuestros empleados en Anveo pueda llevarse a cabo de forma muy eficiente. No ha sido necesaria ninguna formación complementaria. Además, la aplicación es una herramienta de trabajo diaria muy bien aceptada y apreciada por su gran facilidad de uso».

Está prevista la implantación de la aplicación para otros grupos de usuarios en el ámbito de la tramitación de siniestros. Sahle Wohnen también está investigando si Anveo puede utilizarse para resolver las necesidades de otras divisiones de la empresa.

Hemos sido muy bien apoyados por el equipo de Anveo durante todo el proyecto. El equipo de apoyo técnico fue de gran ayuda para nosotros. Disfrutamos mucho trabajando en este proyecto.

Astrid Grottke Sahle
Astrid Grottke
Controlling Facility Management
Sahle janitor working
edit tab Sahle App

La pestaña «Editar» incluye todas las funciones importantes para el gestor de la instalación a la hora de tramitar la reclamación, por ejemplo, tomar fotos o añadir notas.

Más información

Service Appmóvil de Anveo

Experimente nuevos procesos de trabajo completamente digitalizados para los técnicos de servicio. Crear un informe de servicio e imprimirlo in situ. Haga fotos para la documentación o compruebe la disponibilidad de piezas de recambio. Toda la información se recupera y se captura a través de la aplicación, totalmente fuera de línea, sin necesidad de contactar con Microsoft Dynamics NAV.

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